働き方改革によるペーパーレス化が進むにつれて、パソコン上で使用できる電子ハンコについても近年注目が集まっています。
そこで今回は、電子判子とはどのようなものなのか、リモートワークの問題点にも触れながら概要や法的効力などについて分かりやすく解説していきます。
もくじ
テレワーク推進中のハンコ問題
新型コロナウイルスの感染リスクが高まるなか、テレワークをおこなう企業は増加しています。
パーソナル総合研究所の調査によると、２０２０年３月半ばでは１３.２%だったテレワーク実施率は、同年の緊急事態宣言後は平均２７.９％に。
東京都に限ると４９.１%にまで増加しており、新型コロナウイルスの出現によって日本はテレワーク化が加速しています。
（参照：https://rc.persol-group.co.jp/research/activity/data/telework.html）
そんななか、テレワークを阻む壁といわれているのが「ハンコ」作業です。
テレワーク中に、
● ハンコを捺印するためだけに出社する
● 上司からハンコがもらえず、承認や決済が遅れる
という事態が増えているのです。
そこで、最近では国や企業によるハンコ文化からの脱却を目論む動きが活発化しています。
電子ハンコ(判子)とは？
ハンコ文化からの脱却のキーとなるのが、「電子ハンコ」です。
いわゆるパソコン上で使えるハンコのことで、PDFファイルやWordなどデジタルデバイス上の文書のまま捺印ができるため、場所や時間を選ばずに仕事のやり取りができます。
タイプは大きく分けると２つあり、
● 印影を画像化しただけのもの
● 使用者の識別情報も含めてデータ化されたもの
があります。
電子ハンコ(判子)のメリット
電子ハンコのメリットは、
● 決裁・承認業務がスムーズになる
● 印刷コストの削減
● 破損や紛失の防止
などがあげられます。
まずなんといっても、パソコン上で捺印や承認がおこなわれれば、圧倒的に業務がスムーズになります。
いつでもどこでも手続きができ、さらに紙の印刷代やインク代、朱肉の準備や押し間違えたときなどの手間がかかりません。
また、電子文書なら管理場所も取らず、バックアップをとっておくことで、紛失リスクを減らすことも可能です。
この結果、近年増えているリモートワークやフレックスタイムワークなどにも対応しやすくなります。
電子ハンコのデメリット
対するデメリットは、
● セキュリティ面の不安
● システム導入のコスト面
● 電子化に対する取引先の理解
などがあげられます。
単なる印影の画像データだけの電子ハンコなら、誰でも作成できる分、かんたんに偽造もできてしまうわけです。
ビジネスシーンで使用するときは、電子証明書の追加などセキュリティ対策を怠らないようにしましょう。
また、電子ハンコへの注目が高まっているとはいえ、まだまだ利用していない企業も多くあります。
そのため、電子ハンコの使用の場合には、取引先に事前に説明し、その対応に理解してもらう必要があります。
電子ハンコの法的効力は？
単純に印影を画像化しただけの電子ハンコは、誰でもかんたんに作成できます。
そのため、法的効力は乏しく、「認印」の役割しかありません。
一方、電子証明書を備えた電子ハンコはセキュリティ性が高く、「実印」と同じ法的効力が認められています。
電子証明書とは、指定された認証局で発行できる証明書で、紙の印鑑証明書に相当する役割を持っています。
「この印影はこの人のもの」と電子的に身分や所属組織を証明するため、電子証明書を備えた電子ハンコは正式書類や公文書で使用できるのです。
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テレワーク最大の問題点はハンコ文化だった！電子ハンコのメリット・デメリット、おすすめツールを紹介｜まとめ
便利な電子ハンコですが、そのぶん安全性についてはまだまだ課題も残されています。
とはいえ近年では、国の手続きも本格的に電子化しつつあり、ますます現代の働き方にマッチしていくでしょう。
通常の印鑑とうまく使い分けながら、日々の業務効率化を目指してくださいね。
